Was ein Assistant Project Manager macht und wie man einer wird

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Ein Assistant Project Manager koordiniert Projekte und berichtet dem Projektleiter. Assistenten nutzen diese Position häufig, um Branchenerfahrung und -kenntnisse zu sammeln und sich so auf die spätere Tätigkeit als Projektmanager vorzubereiten. 

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Was ist ein Assistant Project Manager?

Die Aufgabe eines Assistant Project Managers besteht darin, einen reibungslosen Projektablauf von Anfang bis Ende sicherzustellen. Er plant und führt jeden Projektschritt in Zusammenarbeit mit dem Projektmanager oder anderen zugewiesenen Teammitgliedern durch. 

Assistant Project Manager übernehmen in der Regel administrative Aufgaben, wie die Organisation und Pflege der Projektdokumente, die Aktualisierung der digitalen Datenbank und die Unterstützung bei der Verwaltung des Projektbudgets. Darüber hinaus übernehmen sie grundlegende Aufgaben wie die Organisation von Telefonaten, Besprechungen und Standortbesuchen. Sie stimmen sich außerdem mit Teammitgliedern über die Projektdetails ab und arbeiten mit Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern zusammen, um die Projekterwartungen zu ermitteln und zu erfüllen.

Was macht ein Assistant Project Manager?

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Assistant Project Managers hängen vom jeweiligen Unternehmen ab, einige grundlegende Aufgaben werden jedoch üblicherweise vorausgesetzt. Die Hauptaufgabe eines Assistant Project Managers besteht darin, zur Planung und Durchführung eines Projekts beizutragen. Zu den weiteren üblichen Aufgaben gehören:

• Erledigung administrativer Aufgaben nach Bedarf, einschließlich der Erstellung von Kostenvoranschlägen und Rechnungen sowie der Verfolgung des Projektfortschritts, in der Regel mithilfe spezieller Software

• Berichterstattung an den Projektmanager über den Projektfortschritt in allen Phasen

• Unterstützung der Teammitglieder durch Recherche von Projektinformationen

• Aktualisierung und Berichterstattung über den Zeitplan, den Projektfortschritt, das Budget und die Ausgaben

• Zusammenarbeit mit Stakeholdern hinsichtlich ihrer Anforderungen und Ziele für das Projekt

Arbeitsumfeld eines Assistant Project Manager

Assistant Project Manager können in verschiedenen Branchen sowie in großen Unternehmen und Agenturen arbeiten. Zu den gängigen Branchen gehören das Gesundheitswesen, das Baugewerbe und das Marketing. Manche Assistant Project Manager begleiten erfahrene Produktmanager, um Erfahrungen zu sammeln. Manche arbeiten allein, andere im Team.

Fähigkeiten als Assistant Project Manager

Zu den erforderlichen Fähigkeiten für die Position des Assistant Project Managers gehören hervorragende organisatorische Fähigkeiten, da die Aktualisierung und Überwachung des Budgets und der Planung zu den Hauptaufgaben dieser Position gehören. Organisation ist in dieser Rolle ebenfalls unerlässlich, da Assistant Project Managers möglicherweise an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. 

Zu den weiteren wichtigen Fähigkeiten gehören:

• Kommunikation: Da Teams aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten können, ist es wichtig, allen Beteiligten präzise Anweisungen zu geben, damit sie die an sie gestellten Erwartungen verstehen. Sie arbeiten möglicherweise auch mit Lieferanten und Zulieferern zusammen, daher ist eine effektive Kommunikation mit diesen wichtig.

• Führungsqualitäten: Ausgeprägte Führungsqualitäten sind wesentlich, um das Team zu motivieren und zum Projektabschluss zu führen. Führungskompetenzen können Ihnen außerdem dabei helfen, Verantwortlichkeiten an die entsprechenden Teams zu delegieren.

• Erfahrung mit Management-Software: Unabhängig von Ihrem Tätigkeitsbereich ist es wichtig, Kenntnisse der spezifischen Software zu haben, mit der Sie arbeiten werden. Daher ist es hilfreich, wenn Sie sich bereits vor der Bewerbung mit Microsoft Suite oder anderen Management-Softwareprogrammen auskennen.

Assistant Project Manager: Gehalt und Berufsaussichten

Das durchschnittliche Grundgehalt eines Assistant Project Manager beträgt laut Glassdoor € 55.000 [1]. Sie können möglicherweise mehr verdienen, wenn Ihr Projekt Bonuszahlungen, Provisionen, Gewinnbeteiligungen und Überstunden beinhaltet.

Der globale Markt für Projektentwicklungsmanagement soll bis zum Jahr 2032 eine jährliche Wachstumsrate von 6,65 Prozent erreichen [2]. Darüber hinaus gibt es derzeit zahlreiche unbesetzte Stellen im Bereich Projektmanagement. Eine Suche auf dem Jobportal Stepstone ergibt im März 2025 eine Trefferanzahl von 17.425 [3].

Faktoren, die das Gehalt eines Assistant Project Manager beeinflussen

Ihr Gehalt als Assistant Project Manager hängt von zahlreichen Faktoren ab. Berücksichtigen Sie daher bei Ihrer Entscheidung, wo Sie arbeiten möchten und welche Art von Ausbildung und Zertifizierung Sie anstreben, unbedingt die folgenden Komponenten.

Standort

Wie bei den meisten Jobs spielt auch der Standort eine Rolle bei der Gehaltsfindung. Baden-Württemberg, Hessen und Bayern gehören laut Gehalt.de [4] zu den Bundesländern mit den höchsten Gehältern für Assistant Project Managers in Deutschland, während Sachsen-Anhalt, Sachsen und Thüringen zu den Bundesländern mit den niedrigsten Gehältern gehören.

Branche

Auch die gewählte Branche kann bei der Gehaltsbestimmung eine Rolle spielen. Laut Absolventa sind die drei Branchen mit den höchsten Gehältern im Projektmanagement [5]:

• Automobil und Fahrzeugtechnik

• Finanzdienstleistungen

• Pharma und Chemie

Ausbildung und Erfahrung

Die meisten Unternehmen verlangen von einem Assistant Project Manager einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft. Einige Hochschulen und Universitäten bieten sogar spezielle Programme im Projektmanagement an.

Erfahrung in einem Projektmanagementteam oder als Verwaltungsassistent kann Ihnen helfen, Ihre administrativen Fähigkeiten zu verbessern. Ein Einstiegsjob in einer Branche, in der Sie Karriere machen möchten, kann Ihnen ebenfalls dabei helfen, die für die Tätigkeit als Assistant Project Manager erforderlichen Fähigkeiten wie Organisations-, Führungs- und Problemlösungskompetenzen zu erwerben. 

Zertifizierungen

Eine Zertifizierung im Projektmanagement zeigt potenziellen und aktuellen Mitarbeitern, dass Sie zusätzliche Schritte unternommen haben, um die für die Arbeit im Projektmanagement erforderlichen Fähigkeiten zu erwerben, z. B. in den Bereichen Terminplanung, Budgetierung, Projektberichterstattung und Delegationskompetenz. Eine Zertifizierung wertet Ihren Lebenslauf in der Regel auf, eröffnet Ihnen potenziell mehr Jobchancen, erhöht Ihre Verdienstchancen und hilft Ihnen, mehr über die Rolle zu erfahren.

Beispielsweise ist die Zertifizierung zum Projektmanager von IBM branchenweit bekannt und wird von Unternehmen weltweit anerkannt. Sie ermöglicht Ihnen die Arbeit in vielen Branchen und an unterschiedlichen Standorten. Der Erwerb dieser Zertifizierung bietet zahlreiche Vorteile, darunter ein höheres Gehalt. 

Ist die Position des stellvertretenden Projektmanagers ein Einstiegsjob?

Ja, Assistenzpositionen im Projektmanagement bieten oft einen hervorragenden Einstieg in höhere Positionen. Neben verwandten Positionen wie Junior-Projektmanagern oder Projektkoordinatoren bietet Ihnen die Arbeit als Assistant Project Manager praktische Erfahrung in der Planung und Durchführung von Projekten, der Zusammenarbeit mit Teams und der Dokumentation des Projektfortschritts.

So werden Sie Assistant Project Manager

Für die Position als Assistant Project Manager sind in der Regel ein Bachelor-Abschluss, Erfahrung im Projektmanagement, Fähigkeiten zur Projektleitung von Anfang bis Ende sowie zusätzliche Weiterbildungen oder Zertifikate erforderlich, die Ihren Lebenslauf verbessern. Erfahrungen in dieser Funktion, beispielsweise durch die Mitarbeit in anderen Positionen als Assistant Project Manager, können sich für den beruflichen Aufstieg in eine höhere Position im Bereich Projektmanagement als hilfreich erweisen.

1. Machen Sie Ihren Abschluss

Die Ausbildungsvoraussetzungen für die Stelle als Assistant Project Manager variieren je nach den Anforderungen des Unternehmens an einen Mitarbeiter. Manche Unternehmen sind mit Kandidaten ohne Hochschulabschluss, aber mit viel Berufserfahrung zufrieden.

Andererseits verlangen viele Unternehmen von Ihnen einen Bachelor-Abschluss in einem für die Branche, in der Sie als Assistant Project Manager arbeiten möchten, relevanten Hauptfach, beispielsweise Betriebswirtschaft. 

Relevante Ausbildungen und entsprechende Zertifizierungen im Bereich Assistenzprojektmanagement sind ebenfalls von Vorteil. Auch wenn dies keine Voraussetzung ist, zeigt eine professionelle Zertifizierung potenziellen Arbeitgebern, dass Sie über ein Kompetenzniveau verfügen, das über einen Hochschulabschluss hinausgeht. 

Obwohl nicht alle Unternehmen einen Hochschulabschluss voraussetzen, kann er Ihnen einen Vorteil verschaffen. Sie müssen nicht unbedingt Projektmanagement studieren. Sie können auch Betriebswirtschaft oder ein relevantes Fach studieren. 

Ein Abschluss in einem Bereich, der Sie interessiert, kann sich als vorteilhaft erweisen, da das erworbene Wissen über den Projekthintergrund eine große Hilfe sein kann. Beispielsweise kann Ihnen ein Abschluss in Architektur, Baumanagement oder Ingenieurwesen einen Vorteil verschaffen, wenn Sie eine Karriere als Bauprojektleiter anstreben.

2. Erfahrungen sammeln

Durch das Sammeln von Erfahrungen in einer Einstiegsposition, beispielsweise als Verwaltungsassistent, können Sie Ihre Managementfähigkeiten verbessern und ausbauen. Ein Bonus ist, wenn die Stelle in der Branche angesiedelt ist, in der Sie als Assistant Project Manager arbeiten möchten.

Ein Praktikum kann Ihnen außerdem dabei helfen, Erfahrungen zu sammeln, damit Sie lernen, was die Rolle mit sich bringt, und Sie haben die Möglichkeit, dem Projektmanager zuzusehen und von ihm zu lernen. 

3. Bauen Sie Schlüsselkompetenzen auf

Während der Aufbau bestimmter Fähigkeiten als Assistant Project Manager Erfahrung aus erster Hand erfordert, benötigen Sie als Assistant Project Manager zwischenmenschliche Fähigkeiten, die Ihnen bei der Interaktion mit Teammitgliedern, Lieferanten, Interessenvertretern und anderen am Projekt Beteiligten von Anfang bis Ende helfen.

Kommunikationsfähigkeiten sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und die Ziele eines Projekts sowie ihre individuellen Rollen kennen. Weitere Fähigkeiten, die Arbeitgeber bei einem Kandidaten suchen, sind Organisation, Detailgenauigkeit, Problemlösungskompetenz und Multitaskingfähigkeit. 

4. Erwägen Sie Zertifizierungen oder Schulungen

Eine Zertifizierung oder Schulung im Projektmanagement ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Engagement für die Position zu unterstreichen. Da es zahlreiche Zertifizierungsprogramme gibt, lohnt es sich, die Optionen sorgfältig zu prüfen. Achten Sie darauf, das gängigste Zertifizierungsprogramm in Ihrer Branche zu identifizieren und eine Schulung oder Zertifizierung auszuwählen, die zu Ihrem Zeitrahmen, Ihren Interessen und Ihrem Budget passt. 

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