Was macht ein Projektkoordinator?

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Im Rahmen des Projektmanagements organisiert und steuert ein Projektkoordinator die verschiedenen Teile eines Projekts, um dessen Erfolg sicherzustellen. Dazu gehören die Zuweisung und Überwachung täglicher Aufgaben und die Kommunikation sowie die Erstellung von Berichten und Updates für den Projektmanager und andere Führungskräfte. Ein Projektkoordinator spielt eine wesentliche Rolle für effektives Projektmanagement. 

Erfahren Sie mehr über die Aufgaben von Projektkoordinatoren und die wichtigen Fähigkeiten, die Sie für diesen Beruf benötigen. Ergänzen Sie Ihre Fähigkeiten anschließend mit dem Google Projektmanagement-Zertifikat.

Was ist ein Projektkoordinator?

Projektkoordinatoren unterstützen Projektmanager in der Regel bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit ihren Projekten. Sie organisieren und kommunizieren alle relevanten Details sowie spezifische Aufgaben an die Teammitglieder und fungieren als Schnittstelle zwischen ihnen und dem Projektmanager.

Aufgaben des Projektkoordinators

Projektkoordinatoren in Unternehmen unterschiedlicher Branchen übernehmen eine Reihe unternehmensspezifischer Aufgaben. Viele der zentralen Aufgaben sind jedoch gleich:

• Überwachung des täglichen Projektfortschritts

• Bereitstellung detaillierter Updates für Projektmanager oder andere Beteiligte

• Sicherstellen, dass die Teammitglieder über die Materialien und Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben termingerecht und innerhalb ihres Budgets zu erledigen

• Organisieren von Berichten, Rechnungen, Verträgen und andere Finanzdateien für einen einfachen Zugriff

• Planen von Meetings und Organisieren der Projektlogistik

• Erledigung von Abrechnungs- und Buchhaltungsaufgaben

• Bestellung des notwendigen Büromaterials

Unterschiede zwischen einem Projektkoordinator und einem Projektmanager

Ein Projektkoordinator übernimmt administrative Aufgaben für den Projektmanager und das Team, um einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen. Dazu zählen unter anderem die Beschaffung von Ausrüstung und Materialien, die Koordination von Terminen und Arbeitsabläufen sowie die Organisation von Besprechungen.

Während der Projektkoordinator die täglichen operativen Aufgaben erledigt, um das Projekt auf Kurs zu halten, ist der Projektmanager für die strategische Planung und Umsetzung verantwortlich. Dies umfasst die Definition von Zielen, die Budgetierung, die Ressourcenschätzung sowie die Erstellung eines Zeitplans bis zur Übergabe an den Kunden. In einigen Fällen können Projektkoordinatoren auch in die Rolle des Projektmanagers hineinwachsen.

Wesentliche Fähigkeiten für einen Projektkoordinator

Unabhängig von den branchenbedingten Unterschieden zwischen Projekten gibt es bestimmte Fähigkeiten, die im Projektmanagement unerlässlich sind. Als zentrale Mitglieder eines Projektteams verfügen Projektkoordinatoren in der Regel über folgende Kompetenzen:

• Kommunikation: Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind essenziell, um effektiv mit Teammitgliedern, Managern und Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Dazu gehört auch die Fähigkeit, Präsentationen zu erstellen und visuelle Kommunikationsmittel gezielt einzusetzen.

• Führung: Als zentrale Ansprechperson für das Team geben Sie Anleitung, Feedback und Motivation, um die Projektziele zu erreichen. Sie tragen dazu bei, die Gruppe zusammenzuhalten und effizient zu steuern.

• Organisation und Zeitmanagement: Die Koordination von Aufgaben und Anforderungen eines gesamten Teams erfordert ausgeprägte Multitasking-Fähigkeiten sowie ein effizientes Zeitmanagement.

• Computer und Dateneingabe: Der Umgang mit digitalen Tools zur Dateneingabe, Budgetverwaltung und Dokumentation gehört zum Arbeitsalltag. Kenntnisse in relevanten Softwarelösungen sind daher von Vorteil.

• Problemlösung: Während Projektmanager größere Herausforderungen übernehmen, sollten Sie kleinere Probleme eigenständig identifizieren und lösen können, um einen reibungslosen Projektverlauf sicherzustellen.

Wie viel verdienen Projektkoordinatoren?

Laut Glassdoor beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt eines Projektkoordinators in Deutschland € 55 000 [1].

Warum eine Karriere als Projektkoordinator anstreben?

Wenn Sie ein Talent für Organisation, ein Auge fürs Detail und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten haben, könnte die Rolle als Projektkoordinator ideal für Sie sein. In dieser Position unterstützen Sie Teams dabei, Projekte effizient zu steuern und erfolgreich umzusetzen. Projektkoordinatoren sind in vielen Branchen gefragt, darunter Ingenieurwesen, Gesundheitswesen, Technologie, Finanzen, Recht und Bauwesen. Unternehmen wie Amazon und Medtronic stellen regelmäßig Projektkoordinatoren ein, um ihre Abläufe zu optimieren.

Darüber hinaus kann diese Position ein Sprungbrett für eine Karriere im Projektmanagement sein. Viele Projektkoordinatoren entwickeln sich weiter und übernehmen später Rollen als Projektmanager, Programmmanager oder Portfoliomanager.

So werden Sie Projektkoordinator

Es gibt grundsätzlich drei Wege, um Projektkoordinator zu werden: ein Studium oder eine Ausbildung im relevanten Bereich, ein Quereinstieg mit organisatorischen Fähigkeiten oder der Aufstieg durch Berufserfahrung in koordinierenden Tätigkeiten. Zusätzliche Weiterbildungen im Projektmanagement können den Einstieg erleichtern.

1. Einen Abschluss machen

Zu den gängigen Studienfächern zählen Betriebswirtschaft, Projektmanagement und Kommunikation.

Obwohl Sie für den Einstieg in diesen Beruf nicht unbedingt einen Hochschulabschluss benötigen, kann ein Hochschulabschluss für Sie im Laufe Ihres beruflichen Aufstiegs immer wichtiger werden.

2. Entwickeln und stärken Sie Ihre Fähigkeiten

Projektkoordinatoren benötigen eine Kombination aus technischen und praktischen Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein. Stellenbeschreibungen geben Aufschluss darüber, welche Kompetenzen Arbeitgeber besonders schätzen. Analysieren Sie die Anforderungen verschiedener Stellenausschreibungen und reflektieren Sie Ihr eigenes Kompetenzprofil: In welchen Bereichen können Sie sich weiterentwickeln? Welche Fähigkeiten sollten Sie gezielt ausbauen?

Projektkoordinatoren sollten mit verschiedenen Projektmanagement-Tools vertraut sein, darunter Software für Produktivität, Aufgabenverfolgung und Kommunikation. Zu den gängigen Tools gehören:

• Planungstools wie Gantt-Diagramme, Zeitleisten und Kalender

• Kollaborationstools für Dateifreigabe, Messaging und Diskussionsforen

• Integrationen mit Apps und Plattformen, die Ihr Unternehmen bereits nutzt

• Berichte, die den Projektstatus in einem Dashboard darstellen

• Tools zur Budgetverfolgung

• Zeiterfassungssysteme oder Integrationen mit gängigen Zeiterfassungssystemen

3. Erwägen Sie eine Zertifizierung

Mit einer professionellen Zertifizierung im Projektmanagement können Sie potenziellen Arbeitgebern außerdem zeigen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten für die Stelle verfügen. Das Project Management Institute bietet die Zertifizierung zum Project Management Professional (PMP) an, eine der anerkanntesten Zertifizierungen weltweit.

Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Projektkoordinationsfähigkeiten zu verbessern

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)